Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.

Нужно оформить заявку на сайте, указать в ней реквизиты своей фирмы, а затем получить счет и оплатить услугу. С вами свяжется менеджер и пригласит в офис за ключом. В момент получения сертификата у вас проверят паспорт.

Могут еще уточнить ваши полномочия и реквизиты компании. Ключ загрузят на вашу флешку (или другой носитель, например дискетку там, я не знаю). Иногда продают специальную флешку на месте — она будет стоить от 1100 до 1400 Р.

Такие специальные флешки называют токенами, они более безопасные.

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструментУниверсальный вариант — квалифицированная подпись. Именно ее наличие в первую очередь проверяют в государственных органах

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП») или бесплатную («Випнет ЦСП»). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р, ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструментИнтерфейс «Криптопро», программы для защиты информации

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников.

Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России.

Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС, что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструментИнтерфейс оператора «Синердокс» напоминает электронную почту: папки с документами слева, а их список справаДиадок электронный документооборот – важный и нужный инструментОператор «Диадок» — интерфейс более сложный, но интуитивно понятный

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6—8 Р, а все входящие бесплатны.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Доставка

40 000 Р заказным письмом

1000 электронных документов

Электронная подпись

2000 Р

Лицензия средства криптозащиты

1200 Р

Со стороны обмен электронными документами выглядит как новый Айфон: все просто, документы летают, пользоваться удобно. Но как и в Айфоне, со временем обнаруживаются нюансы, к которым надо привыкать.

Другие нюансы кроются в несовершенстве попутных сервисов.

Например, чтобы отправить в налоговую акты, их надо сначала выгрузить из бухгалтерской программы, потом загрузить в сервис отчетности, который имеет ограничение по количеству документов.

И так несколько раз, пока не отправятся все акты. Если счет идет на сотни документов, бухгалтер потратит несколько часов, отправляя новые пачки в сервис. Но при бумажном документообороте на это уйдет еще больше времени.

Серьезные проблемы начинаются, когда контрагент нарушает свои обязательства и дело доходит до суда. Тогда приходится думать, как представить электронные документы в суд.

Российские суды пытаются идти в ногу со временем и принимают документы в электронном виде — их можно загрузить через сервис «Мой арбитр» или на сайте суда общей юрисдикции.

Но будьте готовы, что вас могут попросить представить документы на бумаге или предъявить оригиналы в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ. В этом случае документы проще распечатать и заверить у нотариуса.

Вы купили электронную подпись и выбрали оператора документооборота. Теперь надо все организовать:

  1. Уговорить контрагентов получать и отправлять вам электронные документы. Многие ваши партнеры ничего не захотят менять, и вам придется продолжить работать с бумагой.
  2. Научиться управлять двумя потоками документов: электронным и бумажным. Придется выработать систему учета движения входящих и исходящих документов для обоих потоков.
  3. Научиться хранить электронные документы. По закону вы должны хранить первичные документы не менее 4 лет. Если у вас большой документооборот, придется внедрить специализированный электронный архив.

Об этом мы расскажем отдельно. Подписывайтесь на наш канал, жмите колокольчик и все такое.

Источник: https://journal.tinkoff.ru/e-doc/

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д.

Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения.

В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути».

А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца.

Любой другой формат принят не будет.

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

Читайте также:  Код окпо что это такое и как его узнать?

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа.

В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно.

Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети.

Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы.

Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям.

О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы.

Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования.

А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу.

Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления.

В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции.

Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю.

На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Источник: https://habr.com/post/338444/

О системе контур диадок | электронный документооборот

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Контур Диадок, создан специально для Вас. Сервис имеет огромное количество преимуществ перед бумажным документооборотом. Вы удивитесь, на сколько, быстро и легко можно обмениваться и подписывать важные документы в Контур Диадок при этом сохранить их юридическую значимость.

Вы можете настроить сервис под структуру Вашей организации, расставив обязанности и возможности в подписании документов по определенным отделам и сотрудникам. Передавайте на согласование важные документы ответственным лицам.

Все это в электронном виде, без распечатывания на бумаге и передач курьером.

Во-первых Вы экономите на бумаге и краске для принтера, во-вторых Вы будете на 101% уверенны что документы не будут утеряны и в свою очередь на много увеличит вероятность того что важные контракты и договора будут подписаны во время, а Ваша фирма укрепит свои позиции на рынке как «Важный и ответственный» контрагент.

Читайте также:  Интернет эквайринг что это такое: лучшие предложения на рынке

Версия Контур Диадок для мобильных устройств позволит Вам всегда быть в курсе того что происходит в системе, отслеживать последние действия и новости.

  • В любой момент проверяйте статус документов
  • Массово подписывайте документы «в один клик»
  • Представляйте документы в ФНС легко и удобно
  • Забудьте о распечатке и ручной подписи документов
  • Отправляйте и получайте оригиналы документов за несколько секунд
  • Сократите расходы на бумагу до 80%. Это возможно?
  • В любой момент знайте, на какой стадии цикл документооборота
  • Согласовывайте документы электронной подписью с телефона
  • Храните документы на серверах СКБ Контур — это безопасно и бесплатно
  • Ускорьте оплату услуг: чем раньше подписаны документы, тем быстрее оплата

1 900₽ по 7.6₽ за документ 7 800₽ по 6.5₽ за документ 18 600₽ по 6.2₽ за документ 36 000₽ по 6₽ за документ 68 400₽ по 5.8₽ за документ Обратитесь за индивидуальными условиями!

Диадок представляет специально разработанную программу или систему электронного документооборота (ЭДО).

Сервис дает возможность формировать документы, отправлять их адресатам, получать и ставить под документами электронную подпись. Чтобы работать на сервисе, у вас должен быть в наличии сертификат электронной подписи.

Можно пользоваться, например, электронную подпись, которой заверяете формы отчетности для Федеральной Налоговой Службы.

В Диадоке присутствуют шаблоны всех документов (формализованных и не формализованных) что упростит их создание. Для подписания используется квалифицированная подпись, что гарантирует юридическую значимость документа. Перед отправкой документы проходят контроль.

В случае камеральной проверки или предоставлении документов в суд, Вы можете использовать электронные документы из Диадок, не дублируя их на бумаге. Компания СКБ Контур всегда встанет на Вашу защиту если потребуется доказать юридическую значимость электронного документа.

У Вас много подразделений и отделов? Тогда просто настройте маршрутизатор, выбрав необходимый отдел и сотрудника. После чего ваш контрагент сможет отправить свои документы на прямую, ранее выбранному сотруднику.

Мы понимаем, что не все Ваши контрагенты работают в Диадоке. По этому, был реализован роуминг с другими операторами электронный документооборот (ЭДО). На данный момент окало 85% всех организаций, всех операторов могут использовать ЭДО между собой через Роуминг и мы «сими мильными» шагами движемся к полному присоединению всех Юридических лиц к нашей системе.

Если документы необходимо согласовать между подразделениями, отделами или с определенным сотрудником то, просто поставьте данный документ на визирование и направьте по назначению. В кратчайшие сроки Вы сможете получить ответ от Ваших коллег. Удобно, не правда ли?

В крупных организациях, в документообороте, участвует большое количество сотрудников.

Вы как руководитель можете создавать отдельные логины и пароли для неограниченного количества подчиненных, в разных отделах.

Сотрудники с логином и паролем могут просматривать письма и документы, доступ к которым Вы им дадите. Одно ограничение, они не смогут подписывать документы, для этого им необходимо будет сделать КЭП.

Если Вы постоянно в командировках и Вам нужно держать руку « на пульсе организации» то, Вам подойдёт облачная подпись (КлаудКЭП). Вы всегда сможете зайти в Диадок при помощи смартфона или планшета, сможете просматривать, а при необходимости и подписывать документы. Теперь работать стало гораздо удобней.

С развитием Вашей фирмы у Вас появляется все больше контрагентов. Узнать, кто из них уже работает в Диадок очень просто. Просто введите наименование, ИНН необходимой организации в поле «контрагент» или загрузите файл со списком контрагентов, отправьте приглашение и дождитесь ответа, после чего, сможете сразу же отправлять письмо.

Чем больше у Вас документооборот – тем больше у Вас документов скапливается в архивах. В сервисе Диадок удобно как хранить, так и просматривать документы. Это удобнее чем бумажный архив и безопаснее чем хранение на личном ПК.

  • Документация не теряется из оборота, ее не придется хранить в распечатанном виде. Это минимизирует расходы на покупку бумаги и создание места для архива.
  • Контролировать статус документа можно онлайн
  • Отправка и получение документа осуществляется в учетной системе
  • Соблюдается период сдачи документации в Налоговую службу
  • Гарантированная доставка документов адресату в течение 7 секунд
  • Возможность внесения коррективов в документ и использование электронной подписи
  • Использование системы Диадок в разных отраслях
  • Автопром и дистрибьютерство – каждый день осуществляется множество процессов по продажам автомобилей и запчастей, сопровождающихся документацией. Дилеры могут отправлять бумаги контрагентам по России
  • Аптеки и фармацевтика – каждая аптечная сеть занимается оформлением заказов в электронной форме. Диадок дает возможность подписывать документацию ЭПЦ
  • Государственные службы – документооборот в госучреждениях отличается своей спецификой. Длинная цепь контрагентов может получать документы по данной системе
  • Строительные компании – в данной сфере сроки во многом зависят от скорости подписания и согласования документов, поэтому Диадок обеспечит этот оперативный обмен документами
  • Финансирование – благодаря электронному документообороту ускоряются бизнес-процессы и минимизируется время на обработку бумаг. Так уменьшается риск срыва сделки
  • Мобильная связь и телекоммуникации – большая часть потребителей готова получать документы в электронной форме, поскольку отправляют их в налоговую. Система Диадок совместима со многими биллинговыми и учетными системами.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

  • Контур Диадок
  • Заполните форму и отправьте заявку.
  • Наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время.

Источник: https://diadoc.com/about/

Интеграция 1С и ЭДО: какое решение выбрать

Переход на электронный документооборот — это решение на уровне всей организации, всех рабочих мест и структурных подразделений, связанное с созданием, редактированием, обменом и хранением документов.

Такой масштаб сразу выявляет одну из основных особенностей внедрения: в любой организации найдутся консервативные сотрудники, которые привыкли работать в распространённой бухгалтерской программе 1С и не способны быстро осваивать новые инструменты. 

Поэтому при сравнении систем электронного документооборота лучше уточнять возможность интеграции с 1С и выбирать гибкое решение, которое легко встроить в существующие бизнес-процессы.

В компании СКБ Контур разработали решение интеграции 1С и системы Контур.Диадок, с помощью которого пользователи 1С могут отправлять электронные документы из интерфейса привычной им бухгалтерской программы.

Это делается с помощью специального модуля, в котором доступна вся функциональность веб-версии плюс автоматизация большинства действий с электронными документами.

Модуль представляет собой единое пространство, из которого вы получаете доступ и к Диадоку, и к установленной на вашем компьютере 1С. При этом для работы в любой из этих программ вам не нужно будет переходить из окна в окно.

Вы будете работать в окне модуля, интерфейс которого аналогичен 1С.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

  • Интеграция Диадока с 1С позволяет:
  • • отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12, УПД и другие документы;
  • • учитывать входящие документы в системе 1С;
  • • согласовывать и подписывать документы;
  • • приглашать контрагентов к обмену электронными документами;
  • • пользоваться быстрым и удобным поиском электронных документов.

Решение содержит функциональность 1С и Диадока. В модуле доступны документы, сформированные в 1С, а также полученные от клиентов и партнёров. Документы в учётной системе можно создавать на основе данных из входящих документов.

Сведения из них переносить вручную не требуется, поэтому процедура ускоряется, а ошибки из-за человеческого фактора исключаются.

Быстро подписать и учесть закрывающие документы важно, так как от этого зависит, получит компания вычет по НДС в том же периоде, в котором совершена сделка.

Мы готовы предложить вам оптимальные условия, сроки, цены на внедрение систем эффективного автоматического электронного документооборота (СЭД).

Проведём для вас демонстрацию системы. Чтобы договориться о времени, заполните форму обратной связи.

Каждый из базовых сценариев работы с документами потребует от вас всего лишь нескольких кликов мышкой. Когда вы обработаете в модуле несколько документов, вы будете делать это не задумываясь, автоматически. 

Модуль Диадок для 1С Сопоставление входящих документов

При большом числе контрагентов документооборот требует значительных временных и финансовых издержек. Эффективное решение для снижения издержек демонстрируют успешные кейсы. 

Многие зарегистрированы в социальной сети «ВКонтакте» и используют её для продвижения своего бизнеса. Как и большинству крупных компаний, ООО «В КОНТАКТЕ» необходимо ежемесячно оформлять, подписывать и пересылать тысячи документов: счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочие.

Все документы нужно систематизировать и хранить. На момент перехода на ЭДО число контрагентов из самых разных уголков России приблизилось к 1000. Отправку одного пакета документов обходилась примерно в 300 рублей, а по времени пересылка Почтой России занимала в среднем 1,5 месяца.

 

С системой Контур.Диадок компания была уже знакома, так как с ее помощью социальная сеть получала электронные документы от ряда контрагентов. Совместными усилиями специалистов ООО «В КОНТАКТЕ» и команды Контур.Диадок переход на ЭДО был проведен в сжатые сроки. На то, чтобы наладить отправку исходящих документов, потребовалась неделя.

Компания «В КОНТАКТЕ» для автоматизации бизнес-процессов использует одновременно несколько систем:

  1. Платформа 1С позволяет работать с внутренней кадровой документацией, не нужно печатать заявления, приказы и авансовые отчеты.
  2. Сервис Контур.Диадок подходит для обмена документами с подключенными контрагентами. Бумажные издержки исчезли благодаря переходу на электронный документооборот.

В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью. Подключение системы электронного документооборота — это важный шаг вперёд в развитии бизнеса, позволяющий одновременно внести вклад в сохранность окружающей среды.

Какое решение подойдет вам?

Диадок можно интегрировать с любой учётной системой. Есть готовые модули для самых популярных из них, в том числе и для большинства конфигураций 1С. Стоимость интеграции с вашей учётной системой зависит от особенностей документооборота и программного обеспечения.

  • Модуль для 1С. Модуль Диадока для 1С реализован в виде внешней обработки и не требует изменения конфигурации программы.
  • API Диадока. Программный полнофункциональный интерфейс позволяет «бесшовно» интегрироваться в любую систему.
  • Диадок.Коннектор. Модуль интегрирует Диадок с учётной системой без вмешательства в её конфигурацию. Взаимодействие происходит через файловые системы.

Подключение модуля Диадока для 1С

Модуль доступен всем желающим. Наша компания «Расчётный центр «Практик» проводит интеграцию Диадок с 1С, персональный менеджер поможет не только скачать и установить модуль, но и настроить его для дальнейшей работы.

Если вопросы всё-таки возникнут, вы всегда можете заглянуть в подробную инструкцию к модулю или обратиться в службу технической поддержки.

Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент

Облачное решение для вашей бухгалтерии 1С:Предприятие 8 через Интернет. Оцените возможности 1С:Фреш, получите доступ ко всем приложениям сервиса на 30 дней бесплатно.

Интеграция Диадока с любой учётной системой

Наша компания «Расчётный центр «Практик» имеет большой опыт в интеграции Диадока с 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision. Сертифицированные специалисты производят интеграцию с произвольными учётными системами.

Этот уровень интеграции является наиболее общим и подходит для работы с различными учетными системами, написанными на языке C# под платформу .NET и запускающиеся на машинах с ОС Microsoft Windows, ОС Linux или на Java/C++.

Интеграция может быть полной или частичной, то есть охватывать лишь определенные процессы документооборота компании.

Проведём для вас демонстрацию системы. Чтобы договориться о времени, заполните форму обратной связи.

Читайте также:  Вредный стаж для пенсии: кто входит в списки 1 и 2, порядок выхода

Акция для новых клиентов

Новым клиентам нашей компании мы предлагаем получить на четверть больше документов за те же деньги, воспользовавшись акцией «25% пакета документов в подарок». Оставьте заявку на нашем сайте. Персональный менеджер перезвонит по указанному номеру и поможет активировать услугу. 

В результате ваш пакет документов в Диадоке увеличится на четверть: вместо 600 документов вы получите 750, вместо 1 200 — 1 500, вместо 3 000 — 3 750, 6 000 вырастут до 7 500, а 12 000 — до 15 000.

Для подключения по акции заполните форму:

Источник: https://www.klerk.ru/blogs/a-practic/488289/

Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге.

Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  • сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.  

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  • упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.  

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.

2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.  

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг.

Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

  • экспедиторская/складская расписка
  • МХ1, МХ3
  • КС-2, КС-3
  • заказ на работу
  • заявка на проведение ремонта/услуг
  • спецификация
  • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
  • реестр (актов, расходов, услуг)
  • смета, ценовой лист
  • протокол разногласий
  • претензия
  • отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

  • срок оплаты, изменения тарифов;
  • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
  • штрих-код для ведения домашнего архива;
  • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
  • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке  

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.  

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту.

Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.  

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.  

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками.

В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.  

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

  • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

  • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

  • Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

  • Четвертый шаг — измерение результата.   

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Источник: https://kontur.ru/articles/5390

Ссылка на основную публикацию